Was ist n8n?

Stell dir vor, du könntest deinem Computer sagen: „Wenn eine E-Mail reinkommt, prüf ob es eine Rechnung ist. Wenn ja, speicher sie im richtigen Ordner und trag den Betrag in die Tabelle ein.“ Genau das macht n8n — nur ohne Programmieren.

n8n (sprich: „n-eight-n“) ist eine Open-Source-Automatisierungsplattform. Visuell, mit Drag-and-Drop. Du baust Workflows, indem du Bausteine verbindest: „Wenn das passiert, mach das.“ Wie eine Kette aus Aktionen, die automatisch ablaufen.

Der entscheidende Unterschied zu Zapier, Make und Co.: n8n kannst du auf deinem eigenen Server betreiben. Deine Daten, deine Kontrolle, keine monatlichen Lizenzkosten pro Workflow.

Warum n8n statt Make oder Zapier?

Zapier und Make sind gute Tools. Für viele Anwendungsfälle reichen sie aus. Aber für Handwerksbetriebe in Deutschland gibt es drei Gründe, warum n8n die bessere Wahl ist:

1. DSGVO-Konformität

Zapier und Make sind US-Unternehmen. Deine Workflows — und damit deine Kundendaten — laufen über deren Server. Das ist datenschutzrechtlich nicht ideal, besonders wenn du Kundenadressen, Rechnungsdaten oder Mitarbeiterdaten verarbeitest.

n8n läuft auf deinem eigenen Server. Bei einem deutschen Hoster wie Hetzner. Deine Daten verlassen nie Deutschland. Kein US Cloud Act, kein Privacy-Shield-Drama. Sauber.

2. Keine laufenden Lizenzkosten

Zapier kostet ab 20 Dollar im Monat — für begrenzte Workflows und begrenzte Ausführungen. Wenn dein Betrieb wächst, wachsen die Kosten mit. Bei Make ähnlich.

n8n ist Open Source. Du zahlst nur den Server (5-10 Euro pro Monat bei Hetzner). Egal ob du 3 oder 300 Workflows hast. Egal ob sie 10-mal oder 10.000-mal am Tag laufen.

3. Unbegrenzte Möglichkeiten

Zapier und Make haben vorgefertigte Integrationen. Wenn dein Tool nicht dabei ist — Pech. Bei n8n kannst du HTTP-Requests an jedes System senden, eigene Funktionen schreiben und sogar lokale Programme ansprechen. Die Grenzen setzt nur deine Fantasie (und mein Know-how).

Ehrlich gesagt: n8n hat auch Nachteile. Die Einrichtung ist technischer als bei Zapier. Du brauchst einen Server. Und wenn etwas nicht funktioniert, gibt es keine Hotline. Dafür bin ich da — ich richte n8n ein, baue die Workflows und sorge dafür, dass alles läuft.

5 konkrete Use Cases für Handwerksbetriebe

Theorie ist langweilig. Hier sind fünf Dinge, die ich mit n8n für Betriebe gebaut habe oder morgen bauen könnte:

1. Rechnungsautomatisierung

Auftrag abgeschlossen → n8n zieht die Daten (Leistung, Material, Stunden) → erstellt einen Rechnungsentwurf in deiner Buchhaltungssoftware → du prüfst und sendest. Zahlungserinnerungen nach 14 und 28 Tagen laufen automatisch.

Mehr dazu: Rechnungen automatisieren mit KI-Tools

2. E-Mail-Sortierung

Jede eingehende E-Mail wird automatisch kategorisiert: Anfrage, Rechnung, Reklamation, Newsletter. Anfragen werden ins CRM übertragen. Rechnungen landen im Buchhaltungsordner. Newsletter werden archiviert. Du siehst morgens nur noch die E-Mails, die wirklich deine Aufmerksamkeit brauchen.

3. Terminbestätigung und -erinnerung

Neuer Termin gebucht → Bestätigungs-E-Mail geht raus. 24 Stunden vorher → Erinnerung an den Kunden. Am Morgen → Tagesübersicht für den Monteur. Termin abgesagt → nächster Kunde von der Warteliste bekommt eine Nachricht.

Mehr dazu: Automatische Terminplanung mit KI

4. Materialbestellung

Monteur meldet: „Brauche 50 Meter NYM-J 3x1,5.“ Die Nachricht kommt per Formular oder Sprachnachricht. n8n prüft den Lagerbestand, erstellt eine Bestellliste und schickt sie an den Einkauf — oder direkt an den Großhändler, wenn es Standardmaterial ist.

5. Dokumentengenerierung

Baustellenprotokoll, Abnahmeprotokoll, Wartungsbericht — alles aus Vorlagen generiert. Monteur füllt ein einfaches Formular aus (oder spricht die Infos ein), n8n generiert das fertige PDF im Firmen-Design und schickt es an den Kunden.

Wie es funktioniert — ein Workflow-Beispiel

Nehmen wir den einfachsten Fall: Eine Anfrage kommt per E-Mail. Was passiert?

  1. Trigger: Neue E-Mail in deinem Postfach.
  2. Filter: Ist es eine Anfrage? n8n prüft den Betreff und den Inhalt.
  3. Extraktion: Name, Telefonnummer, Anliegen werden aus der E-Mail gezogen.
  4. CRM: Neuer Kontakt wird im CRM angelegt (oder vorhandener aktualisiert).
  5. Benachrichtigung: Du bekommst eine Push-Nachricht: „Neue Anfrage von Müller — Heizungswartung.“
  6. Antwort: Automatische Bestätigung geht an den Kunden: „Danke für deine Anfrage. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.“

Das alles passiert in Sekunden. Ohne dass du einen Finger rühren musst. Und der Kunde hat sofort das Gefühl: Hier kümmert sich jemand.

In n8n sieht dieser Workflow aus wie ein Flussdiagramm. Jeder Schritt ist ein Baustein, den du sehen und verstehen kannst. Keine Black Box, keine Magie.

Was es kostet

Transparenz ist mir wichtig. Hier die echten Zahlen:

Laufende Kosten

Vergleich: Zapier kostet ab 20 Dollar/Monat für das Starter-Paket. Bei 10 Workflows und häufiger Ausführung bist du schnell bei 50-100 Dollar. Pro Monat. Auf Dauer.

Einmalige Kosten (Einrichtung durch handwerk.ki)

Erstgespräch

Kostenlos. Wir schauen zusammen, welche Prozesse am meisten Zeit fressen und wo Automatisierung den größten Hebel hat.

Ich nutze n8n jeden Tag

Das ist keine Empfehlung, die ich aus einem Blogpost habe. n8n ist mein Hauptwerkzeug. Jeden Tag. Für alles.

Ich verkaufe kein Produkt, das ich selbst nicht nutze. Wenn n8n für mich als Solo-Unternehmer funktioniert, funktioniert es für deinen Betrieb mit 5, 10 oder 50 Mitarbeitern erst recht.

Wie du anfängst

Nicht mit 10 Workflows. Sondern mit einem.

Die Betriebe, die am erfolgreichsten automatisieren, sind nicht die mit dem größten Budget. Es sind die, die mit einer Sache anfangen und von dort aus ausbauen.